Seit Ende Februar läuft das Bettenmanagement in unserem Klinikum in neuer Struktur – und das ganz bewusst anders als in vielen anderen Krankenhäusern. Statt einer klassischen, zentralen Koordination wurde die Aufgabe an drei erfahrene Pflegedienstleitungen übertragen: Julia Rinkl, Martina Schmid und Nicole Schrottenbaum. Sie bringen nicht nur tiefes Know-how über Abläufe und Strukturen im Haus mit, sondern auch die notwendige Durchsetzungskraft und Reaktionsschnelligkeit, um täglich aufs Neue flexibel zu handeln. Rückhalt erhalten sie dabei vom Direktorium und der Pflegedirektion – inklusive erweiterten Kompetenzen.

Im Redaktionsinterview blicken sie zurück auf die ersten sechs Monate dieser verantwortungsvollen Aufgabe und geben Einblick in Herausforderungen, Erfolge und Verbesserungspotenziale.

Struktur mit Überblick – So funktioniert das neue Bettenmanagement

Das Besondere an der neuen Struktur ist der dezentrale Ansatz mit gezielter Koordination durch die drei Bettenmanagerinnen. Hauptfokus liegt aktuell auf der Notaufnahme und der Verlegung von dort auf die Stationen. Zusätzlich werden Abverlegungen von der CPU, internistische und anästhesiologische Intensivbereiche sowie hausinterne Übernahmen durch Dienstärzte koordiniert – ein komplexes Netzwerk an Schnittstellen.

Die Koordination erfolgt über eine eigene Telefonnummer (1399), über die Anfragen gebündelt werden. Ein klarer Vorteil: Die Bettenmanagerinnen behalten den Gesamtüberblick und können bedarfsgerecht Entscheidungen treffen – z. B. ob Patientinnen und Patienten auf ihre Heimatstation zurückverlegt werden oder ob andere Lösungen sinnvoller sind.

Mehr Arbeit – aber auch mehr Effizienz

Die neue Aufgabe bringt naturgemäß ein höheres Arbeitsaufkommen mit sich, vor allem für die Person, die das Bettenmanagement am jeweiligen Tag übernimmt. Eine klare Aufteilung war deshalb essenziell. Statt zu dritt gleichzeitig aktiv zu sein – was zu hohem Abstimmungsaufwand führen würde – übernimmt täglich eine der drei Kolleginnen die Hauptverantwortung, abhängig von Terminen und Verfügbarkeit. Diese pragmatische Lösung hat sich bewährt. Ab September unterstützt außerdem Jasmin Bienek das Team als vierte Pflegedienstleitung. 

Ein großer Erfolgsfaktor war die Freiheit, das Arbeitsmodell selbst gestalten zu dürfen. Denn klar ist: Ohne Energie, Flexibilität und auch Durchsetzungskraft funktioniert das neue System nicht. Bestimmte Prozesse – wie das Einpflegen von Entlassterminen in ORBIS – müssen kontinuierlich eingefordert und kontrolliert werden. Das System lebt vom Mitmachen aller Beteiligten.

Vertrauen, Verankerung und Verantwortung

Ein klarer Vorteil: Alle drei Bettenmanagerinnen waren bereits zuvor als Abteilungsleitungen und davor als Stationsleitungen im Haus aktiv und verfügen über ein dichtes Netzwerk. Die enge Verbindung zu den Stationen, das Wissen um Personalengpässe und tagesaktuelle Belastungssituationen ermöglichen eine feinfühlige, verantwortungsbewusste Steuerung der Bettenverteilung.

„Wenn wir wissen, dass auf einer Station eine examinierte Pflegekraft fehlt, dann achten wir natürlich darauf, dass wir dort nicht zusätzlich belasten“, beschreibt Julia Rinkl. Das erfordert nicht nur Fingerspitzengefühl, sondern auch ein tiefes Verständnis für die tägliche Realität auf den Stationen – und eine starke Identifikation mit dem Haus. „Wir sehen das Klinikum als unsere Familie“, so Nicole Schrottenbaum.

Widerstände abbauen – Vertrauen aufbauen

Wie bei jeder Veränderung gab es zu Beginn auch Gegenwind. Doch über Gespräche, Präsenz und konsequente Begleitung konnte Vertrauen aufgebaut werden. Heute wird das Bettenmanagement deutlich häufiger kontaktiert als zu Beginn – ein deutliches Zeichen der Akzeptanz. Auch die Stationsleitungen empfinden die zentrale Koordination als große Entlastung: Statt von mehreren Seiten mit Anfragen konfrontiert zu werden, gibt es nun eine zentrale Ansprechperson. Im Gegensatz dazu gestaltet sich die Zusammenarbeit und die Unterstützung durch die Stationsleitungen als große Erleichterung für die Bettenmanagerinnen.

Auch hier zeigt sich: Je mehr das System gelebt wird, desto selbstverständlicher wird die Anwendung. Es gilt also bei allen Beteiligten das Bettenmanagement immer präsent zu halten.

Wo stehen wir – und was ist noch offen?

Martina Schmid führt derzeit im Rahmen ihres Pflegemanagement-Studiums eine Befragung unter Mitarbeitenden durch, um weiteres Verbesserungspotenzial zu identifizieren. „Erste Rückmeldungen zeigen: Es besteht der Wunsch, die Bettenkoordination zeitlich auszudehnen – aktuell endet diese um 15 Uhr, danach übernehmen Ärzte und Notaufnahme. Auch die konsequente Einhaltung geplanter Entlasszeiten am Vormittag ist ein Punkt, an dem noch gearbeitet werden muss“, zieht Martina Schmid eine erste Bilanz. 

Fazit: Eine wachsende Erfolgsgeschichte

Die ersten Monate zeigen: Das neue Bettenmanagement funktioniert – trotz anfänglicher Hürden und Herausforderungen. Die Kommunikation ist strukturierter, die Stationen werden gezielter entlastet und das Klinikum konnte durch eine verkürzte Verweildauer und effizientere Abläufe eine niedrigere Auslastung kompensieren. Das gesamte System würde nicht so reibungslos ineinandergreifen, wenn die vier Bettenmanagerinnen nicht so eng und effektiv zusammenarbeiten würden. Teamarbeit ist hier der entscheidende Faktor.

Ein Projekt mit viel Herzblut, das zeigt, wie Veränderung mit Engagement, Vertrauen und klarer Verantwortung gelingen kann.

Ein herzliches Dankeschön für das angenehme Interview und weiterhin alles Gute!